Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2021

Thay đổi địa chỉ công ty là hoạt động của doanh nghiệp phát sinh khi thay đổi địa điểm trụ sở làm việc của doanh nghiệp. Tùy vào địa chỉ mới của công ty là cùng quận hay khác quận (huyện), khác tỉnh, thành phố với địa chỉ cũ của công ty mà sẽ có những quy định khác nhau về các việc cần thiết phải làm sau khi đăng ký thay đổi địa chỉ. Luật Innosight hỗ trợ quý vị các thông tin về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty và các vấn đề cần phải thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ qua bài viết dưới đây.

Địa chỉ công ty 

Địa chỉ của công ty là địa điểm đặt trụ sở của công ty, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính trên lãnh thổ Việt Nam. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi con dấu doanh nghiệp nếu địa chỉ mới của công ty khác quận, huyện hoặc tỉnh với địa chỉ cũ. Trường hợp chỉ thay đổi địa chỉ công ty trong cùng khu vực quận, huyện thì doanh nghiệp không cần phải thay đổi con dấu doanh nghiệp và không cần chuyển hồ sơ thuế.

Có phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Việc thay đổi địa chỉ công ty hoặc địa điểm kinh doanh của công ty dẫn đến các thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo, vì vậy doanh nghiệp phải thông báo việc thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan thuế nếu việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận (huyện), tỉnh (thành phố) khác để chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới. Trường hợp địa chỉ mới của công ty trong cùng quận( huyện) thì doanh nghiệp chỉ cần đến cơ quan quản lý thuế để thực hiện thủ tục xác nhận việc thay đổi địa chỉ trụ sở để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của công ty.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ thì bị xử phạt hành chính với hình phạt là cảnh cáo hoặc phạt tiền như sau:

• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng: không thông báo đúng thời hạn quy định, vượt quá thời hạn  từ 01 đến 30 ngày;
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng: thông báo thay đổi địa chỉ công ty quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày;
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: thông báo thay đổi địa chỉ công ty vượt quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 

Việc thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ bản nội dung đăng ký doanh nghiệp, vì vậy, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty được thực hiện theo quy trình như sau:

Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên kèm theo biên bản họp đối với  công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp.

Bước 1: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh;

Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới của doanh nghiệp (thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu tư).

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh  tiếp nhận và giải quyết hồ sơ;

Hồ sơ được cán bộ chức năng Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra về tính hợp lệ, đầy đủ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì cán bộ hướng dẫn cho doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi theo đúng pháp luật

Bước 3: Trả kết quả;

Cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thay đổi địa chỉ mới cho doanh nghiệp theo quy định.

Các việc cần phải làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần thực hiện một số các công việc sau:

Chuyển hồ sơ thuế

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở mới trong cùng quận (huyện) thì không cần phải chuyển hồ sơ thuế. Trường hợp địa chỉ mới của công ty khác quận (huyện) hoặc khác tỉnh (thành phố) thì doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế và chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan thuế cấp có thẩm quyền mới.  Khi chuyển hồ sơ thuế, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục quyết toán với cơ quan quản lý thuế cũ, được cơ quan thuế xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế thì mới được chuyển hồ sơ thuế sang cơ quan quản lý thuế mới.

Đổi thông tin hóa đơn điện tử

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp làm thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Nếu địa chỉ mới của doanh nghiệp khác quận, huyện, tỉnh, thành phố thì doanh nghiệp phải nộp báo cáo về tình hình  sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế cũ, đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, thông báo hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới với cơ quan quản lý thuế tại nơi đặt trụ sở mới của doanh nghiệp theo quy định.

Doanh nghiệp vẫn có thể  tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải khắc thêm dấu đóng tên của doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở mới và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó tiến hành soạn công văn về thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn, nộp lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trên đây là một số thông tin pháp lý cơ bản về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do đội ngũ chuyên viên tư vấn của Luật Innosight trực tiếp biên soạn. Nếu quý vị có nhu cầu được tư vấn thêm về vấn đề này, đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi qua tổng đài tư vấn pháp lý: 0961 349 060 để được hỗ trợ. 

Bạn đang xem bài viết “Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2021” tại mục “Doanh nghiệp” trên website Inslaw.